Zarządzanie projektami i zadaniami – najprostszy system pracy

Czas czytania: 5 minut

Lubię porządek, pewnie dlatego tak bardzo interesuje mnie również porządkowanie przestrzeni moich zadań. A jest co porządkować. Zarządzanie projektami i zadaniami nie jest dla mnie proste, ale jest kluczowe dla pracy na własnych warunkach.

Od roku jestem „pełnoetatowym” przedsiębiorcą. To była świadoma decyzja i zdecydowanie jej nie żałuję. Nie wszystko jednak wygląda tak jak się spodziewałam. Aż dziw, że mnie to dziwi…

Byłam całkiem nieźle przygotowana do przejścia z etatu na pracę w modelu niezależnym, po roku jednak widzę, że sporo jeszcze muszę zmienić. Na pewno będzie to zbudowanie stałego zespołu, który jednak będzie działał na zasadzie projektowej, ale o tym kiedy indziej.

W ciągu tego roku na pewno udało mi się ustabilizować temat uporządkowania pracy w ramach poszczególnych projektów. Ten system sprawdza się dziś całkiem dobrze, nie wykluczam jednak zmian w przyszłości.

Mówię o systemie, bo to coś zdecydowanie więcej niż jedna czy dwie aplikacje. Oczywiście są aplikacje, które mi w tym pomagają i zaraz Wam je pokażę, ale to tylko narzędzia, a te bez kontekstu są bezużyteczne.

Założenia

Moim podstawowym założeniem było stworzenie systemu, który będzie na tyle elastyczny, że będę mogła korzystać z niego zarówno do projektów prywatnych, jak i zawodowych oraz który będzie się sprawdzał przy pracy indywidualnej, jak i w momencie gdy zdecyduję się na współpracę z innymi osobami.

Uwielbiam testować modele, narzędzia, aplikacje itd. Moja ciekawość zawsze popycha mnie ku nowemu. Z każdej testowanej metody biorę to co się u mnie sprawdza, nie przejmując się tym, że jakiś jej element uważam za zbędny lub bezsensowny – po prostu z niego nie korzystam. 

Do wielu aplikacji podchodziłam wielokrotnie i przekonywałam się do nich po czasie. 

Zajmuje to trochę czasu i na początku było ciężko. Odczuwałam frustrację, że można więcej i szybciej, a mi to po prostu nie wychodzi. W momencie gdy zmieniłam swoje podejście do czasu i teraz korzystam z niego tak jak chcę, czyli najzwyczajniej w świecie przestałam gonić się sama ze sobą, zaczęłam też odczuwać korzyści z budowania systemu pracy w ten sposób.

Narzędzia

Uwielbiam aplikacje, nowinki, gadżety elektroniczne itp. Kocham też papier i nie wyobrażam sobie systemu, który zamykałby się tylko w przestrzeni cyfrowej. Mam więc i aplikacje, klasyczny notatnik (a właściwie całe ich mnóstwo) i kalendarz książkowy.

Skrzynka przychodząca

To przestrzeń fizyczna i cyfrowa, do której na bieżąco wrzucam notatki. W moim przypadku jest to Evernote i szuflada (a dokładniej taka szufladka na dokumenty). Podczas przeglądu tygodniowego sprawdzam co tam wrzuciłam i w razie konieczności wpisuję na listę zadań.

Do skrzynki przychodzącej (tej fizycznej) trafiają też wszystkie paragony, które raz w tygodniu wprowadzam do domowego budżetu i dzięki temu mam orientację w tym ile i na co wydajemy. To też pozwala mi planować przynajmniej większe wydatki. Wzór budżetu możecie znaleźć na jakoszczedzacpieniadze.pl

Zarządzanie zadaniami

Przede wszystkim zadania zawsze przyporządkowuję większym projektom. Wizyta u lekarza to więc element projektu Zdrowie.

Testowałam wiele aplikacji do zarządzania zadaniami / projektami. Zarówno w opcjach płatnych i bezpłatnych. Aktualnie korzystam z Asany w wersji bezpłatnej.

Poniżej screen z mojej Asany. To już moje drugie lub nawet trzecie podejście do tej aplikacji, ale od momentu gdy próbowałam zmierzyć się z nią po raz pierwszy wiele się zmieniło.

W Asanie można zapraszać osoby do wspólnej pracy. Projekty mogą być zorganizowane według widoku zadaniowego (jak poniżej) lub kolumn (czyli jak tablica kanban). Próbowałam obu – lista okazała się jednak dla mnie wygodniejsza. O widoku trzeba zdecydować w momencie tworzenia projektu. Potem nie można już tego zmienić, ale każdy projekt może mieć inny widok. Polecam więc testować. 

Wersja płatna umożliwia ustawienie daty początkowej i ustalanie zależności pomiędzy zadaniami. Obie funkcje bardzo by mi się przydały, ale póki co rachunek ekonomiczny nie uzasadnia tego zakupu.

Wcześniej korzystałam np. z:

  • Trello – elektroniczna wersja tablicy kanban, na pewno nie poznałam wszystkich możliwości tej aplikacji, ale korzystanie z niej nie było dla mnie do końca wygodne. Podstawowym problemem był brak automatycznego wyświetlania zadań z różnych projektów jako listy zadań na dany dzień. Pracując więc na jednym projekcie narzędzie sprawdzało się dobrze, ale nie poradziło sobie z zarządzaniem moimi zadaniami i ich planowaniem na każdy dzień w różnych projektach.
  • Nozbe – to polska aplikacja, która początkowo wydawała się spełniać wszystkie moje oczekiwania (projekty rozbijamy na zadania, i otrzymujemy listę zadań na każdy dzień). Ostatecznie Asana wygrała designem, który jest dla mnie prawie tak istotny, jak sama funkcjonalność aplikacji. Poza tym Nozbe w wersji bezpłatnej ma ograniczoną liczbę aktywnych projektów. Korzystałam więc z płatnej wersji.
  • Todoist – lista zadań, ładna i wygodna. Nie pamiętam już nawet dlaczego z niej zrezygnowałam 🙂
  • Wunderlist – lista zadań. Tu na pewno nie przekonał mnie design, ale funkcjonalność jest ok.
  • Any.do – lista zadań. Znów ładna, wygodna, kilka fajnych opcji w wersji mobilnej (np. automatyczne dodawanie nieodebranych rozmów na listę zadań).

Zarządzanie czasem pracy

Od pewnego czasu testuję aplikację Focus List. To prosty w obsłudze program oparty na technice pomodoro (25 minut pracy w skupieniu, 5 minut przerwy).

Dzięki niej łatwiej mi oprzeć się pokusie zajrzenia na skrzynkę mailową czy telefon, przed upływem 25 minut.

Przestrzeń na myślenie i szersze spojrzenie

Zarządzanie projektami i zadaniami to jednak nie wszystko. Czasem potrzebuję spojrzenia z lotu ptaka, tak by w oka mgnieniu wiedzieć, które projekty mam otwarte, które powoli kończę. Jaką przestrzeń mam na nowe tematy. I wreszcie potrzebuję miejsca, żeby pomazać sobie różne rzeczy, które kłębią mi się w głowie. 

Do tego służy mi ściana, arkusze elektrostatyczne, marker suchościeralny. Tak powstają moje szkolenia, plany wakacyjne i tak kontroluję swój lejek sprzedaży. 

Metoda iście uniwersalna. 

Proces

Proces nie jest zbyt skomplikowany i jego najważniejszym składnikiem jest Przegląd Tygodniowy (zaczerpnięty z metody Getting Things Done).

Przegląd Tygodniowy jak nazwa wskazuje to czas, który raz w tygodniu poświęcam na sprawdzenie postępów projektów oraz tego co czeka mnie w najbliższym czasie.

Elementy, które przeglądam co tydzień to skrzynka przychodząca, kalendarz i aktywne projekty. Kategorie na później i kiedyś, wymagają więcej czasu, więc w gorących okresach przeglądam je raz na dwa tygodnie.

Zawsze też ustalam priorytety na nadchodzący tydzień. Maksymalnie 3, ale z tego co zauważyłam, najlepsze efekty uzyskuję przy dwóch. Dużo oczywiście zależy od tego czy priorytetem określę pojedyncze zadanie czy napisanie artykułu, które przeważnie wiąże się z przygotowaniami, pisaniem, redakcją itp. 

Absolutnie zawsze też zapisuję wszystko co przychodzi mi do głowy. I tu właśnie oddaję się przeważnie miłości do papieru. Mam mnóstwo notatników i pogodziłam się już z faktem, że korzystam z nich w zależności od humoru (próbowałam używać innego notatnika do notatek ze spotkań, innego do notatek z książek itd. – u mnie to się nie sprawdza). Nie sprawdza się też u mnie notowanie cyfrowe – tzn zapisywanie od razu do Evernote. 

Zdarza mi się zadania wpisywać bezpośrednio do Asany, ale najczęściej i notatki i zadania zapisuję w notatniku lub na kartkach, a wieczorem lub w ramach przeglądu tygodniowego wszystko digitalizuję.

Zauważyłam też, że ogromny wpływ na moją efektywność danego dnia ma fakt, czy poprzedniego wieczoru zapiszę na kartce co mam do zrobienia i co z tego jest najważniejsze. Bez tego cały mój system wali się jak domek z kart. Oczywiście dzięki Asanie jest to dziecinnie proste, bo wystarczy przepisać to co wcześniej wpisałam na konkretny dzień.

Mam też kilka zasad dotyczących organizacji pracy w ciągu tygodnia, a nawet dnia:

  1. wszystkie spotkania z zajęcia wymagające wyjścia z biura (moje biuro jest w domu) planuję na dwa dni w tygodniu. Nie zawsze są to te same dni, ale tym sposobem mam 2 lub 3 dni na pracę w skupieniu, bez rozpraszania się kręceniem po mieście.
  2. jeśli mam dzień pracy w skupieniu, to wyłączam dźwięk w telefonie, a skrzynkę mailową sprawdzam maksymalnie dwa razy – o 12 i 16. Na prawdę nic się nie stanie jeśli ktoś poczeka na odpowiedź kilka godzin. Zdarza mi się robić wyjątki, ale nie o wyjątkach dziś chciałam mówić 🙂
  3. najważniejsze lub najtrudniejsze dla mnie zadania staram się wykonać jako pierwsze w ciągu dnia. W moim przypadku są to np. telefony – zdecydowanie wolę kontakty z wykorzystaniem maila, więc mam tendencję do odkładania rozmów telefonicznych. Jeśli wiem, że muszę wykonać jakiś telefon, to robię to rano, inaczej często muszę przenosić to zadanie na kolejny dzień. A tego nie lubię.

Najtrudniej zebrać mi się do planowania i przeglądów strategicznych, ale i nad tym pracuję. Zdecydowanie widzę, że bez wyznaczania sobie miejsca do którego chcę dotrzeć za 5 lat i ramowego planu na rok, łatwo ulegam bieżączce, a to jeden z podstawowych elementów, które wstrzymują mój rozwój. 

Jestem bardzo ciekawa jak Wy działacie. Dajcie znać, chętnie udoskonalę swój system.