Twoja lista zadań – jak pozbyć się niechcianych zadań?

Czas czytania: 3 minut

Każda (każdy) z nas od czasu do czasu robi rzeczy, na które w ogóle nie ma ochoty. Czasem wynika to ze specyfiki pracy – trudno kochać wszystkie zadania jakie się z nią wiążą. Czasem wynika to z prozy życia – ja nie znoszę odkurzać. No i w sumie banał – po co się w ogóle tym zajmować. Moim zdaniem na prawdę warto i zaraz powiem Ci dlaczego.

Lista zadań a działanie na automacie

Odpowiedz sobie (tylko tak na prawdę szczerze) jak często zastanawiasz się nad poszczególnymi zadaniami czy czynnościami, które wykonujesz. Nie mówię tylko o tych, które zajmą Ci pół dnia, więc w sposób oczywisty nasuwają pytanie “po co ja mam to robić?”. Mówię o tych wszystkich małych rzeczach, które kiedy je zebrać zajmują nie mniej czasu niż te wielkie, a nie zawsze są równie efektywne w rezultatach. Czasem są, a czasem nie. Pytanie czy w ogóle się nad nimi zastanawiasz czy działasz na automacie. A właściwie, w których sferach swojego życia działasz na automacie, bo każdy z nas to robi. 

Psychologia behawioralna (choć nie jest to na pewno dla mnie nurt psychologii, którym można i warto tłumaczyć wszystko co dzieje się w ludzkim umyśle) jest niezwykle użyteczna w uzmysławianiu nam zachowań (i decyzji), które podejmujemy bezwiednie.

Podejmowanie (w miarę racjonalnych) decyzji

Twórcy ekonomii behawioralnej od lat udowadniają, jak nieracjonalne bywają nasze decyzje i jak wiele w nich automatyzmów, heurystyk i innych czasem wiodących na manowce schematów. Jeśli więc chcesz sprawdzić czy w Twoim wypadku zajętość nie przekłada się na efektywność, to przede wszystkim zadaj sobie kilka pytań:

  1. Co powoduje, że jestem tak zajęta / y? 
  2. Jakie zadania wykonuję codziennie? Wymień wszystkie. Możesz np. notować co pół godziny czynności, które wykonujesz. To dość męczący eksperyment, ale pozwala uzmysłowić sobie jak wiele czynności wykonujesz. Jeśli znasz to uczucie, że żadne duże zadanie nie zostało dziś wykonane, ale Ty byłaś przecież zajęta non stop robieniem rzeczy, które nie były siedzeniem przed telewizorem, to ten eksperyment na pewno jest dla Ciebie.
  3. Po co je wykonuję? Czy jesteś w stanie określić dla każdego z nich cel, który realizuje lub wspiera? Są rzeczy, które warto robić dla awansu, zdobycia klienta, rozwijania bloga, odprężenia, wypoczynku lub żeby sprawić komuś przyjemność. Są jednak i takie rzeczy, które robimy, ale trudno znaleźć odpowiedź “po co je robimy”. To pierwszy punkt pozbywania się niepotrzebnych (w moim odczuciu niechcianych zadań).
  4. Zastanów się, które z tych zadań czy czynności sprawiają Ci frajdę, a których nie lubisz. Które przychodzą Ci z łatwością, a które z trudem. Które Cię uspokają, a które powodują, że zamieniasz się w zły charakter z komiksu.

Na jakich zadaniach się skupić?

To jakie zadania zostaną na Twojej liście zależy od Ciebie. Nie podam Ci niezawodnego algorytmu. Mogę się jednak podzielić tym co sprawdza się u mnie.

Na mojej liście znajdują się zadania, które:

  • lubię i prowadzą mnie do celu,
  • lubię, bo po prostu są dla mnie źródłem przyjemności, uspokajają mnie, pozwalają oderwać się od natłoku myśli, a właściwie pozwalają im błądzić swobodnie, dzięki czemu wpadam na wspaniałe pomysły, które w innych warunkach wykluwają się w bólach, 
  • nie lubię, ale są konieczne np. do prowadzenia mojej działalności, a nie mogę lub nie chcę jeszcze ich przekazać komuś innemu,
  • nie lubię, ale są konieczne dla np. utrzymania stanu zdrowia mojego dziecka,
  • przychodzą mi z łatwością i je lubię lub prowadzą mnie do celu, 
  • przychodzą mi z trudnością, ale mnie rozwijają w obszarze na którym mi zależy…

Jakie zadania wyrzucić?

To na pewno nie wszystkie, ale chciałabym też powiedzieć Ci, które zadania z mojej listy znikają (a przynajmniej pracuję nad tym). Są to zadania, które:

  • wykonuję, ale nie potrafię sobie odpowiedzieć na pytanie, po co ja je właściwie robię; dla mnie to była chyba najtrudniejsza część – uświadomienie sobie, że sporo z rzeczy, które jeszcze jakiś czas temu wydawały mi się konieczne, wcale takimi nie było i świat się nie zawalił, po tym jak przestałam się nimi zajmować, było bolesne, ale i uwalniające,
  • przychodzą mi z łatwością, ale ich nie lubię – staram się je przekazywać współpracownikom, np. asystentce (testuję współpracę z wirtualnymi asystentkami) lub mężowi – nie znoszę odkurzać, ale na szczęście podział domowych obowiązków załatwił sprawę,
  • przychodzą mi z trudnością i mnie nie rozwijają, w obszarze, który mnie interesuje – nie chcę marnować czasu i nerwów na takie rzeczy, jeśli zadanie jest konieczne do prowadzenia biznesu zlecam je komuś innemu (np. korzystam z usług księgowej),
  • lubię, ale nie prowadzą ani do prawdziwego odprężenia ani do rozwoju – u mnie to np. nadmierne korzystanie z portali społecznościowych, albo serfowanie po sieci w poszukiwaniu nie wiadomo czego, uświadomienie sobie tego ile czasu mi to zajmuje nie było przyjemne ale potrzebne.

Ciekawa jestem jak Ty radzisz sobie z podejmowaniem decyzji, które zadania powinny trafiać na Twoją listę zadań i co dzieje się z tymi, które z niej wypadają. Może masz swoje sekretne sposoby lub eksperymenty, które Ci w tym pomagają? Koniecznie daj znać w komentarzu.

A jeśli na Twojej liście zadań nadal jest zdecydowanie za dużo? Co wtedy? O tym następnym razem.

Literatura:
Co Cię nie zabije to Cię wzmocni i inne motywacyjne bzdury – James Adonis
Emo Sapiens – Rafał Ohme
Pułapki myślenia – Daniel Kahneman